Sådan behandler vi personfølsomme oplysninger
I Aarhus 1900 Gymnastik & Dans behandler vi personfølsomme oplysninger og har derfor vedtaget en privatlivspolitik. Her kan du læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger, så vi sikrer en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den data-ansvarlige
Aarhus 1900 Gymnastik & Dans er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Vores data-ansvarlige person er:
Anitha Christensen
gymnastik.kasserer@aarhus1900.dk
22 78 31 91
CVR: 20557710
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger
Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefon-nummer, fødselsdato, e-mailadresse.
Oplysninger om instruktører og bestyrelse:
Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, fødselsdato
Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkonto-nummer.
Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer i forbindelse med indhentning af børneattester
Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
• Offentlige myndigheder, for eksempel nødvendige oplysninger i forbindelse med fritidspas
• Idrættens hovedorganisationer, for eksempel oplysninger om deltagelse i kurser
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder opkrævning af kontingent
- Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Information vedrørende foreningen fra instruktører og bestyrelse
Formål med behandling af oplysninger om instruktører og bestyrelse:
- Håndtering af instruktørers og bestyrelses hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
- I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil behandlingen udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdlister, hold- eller personopstillinger med videre
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne med videre, herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent med videre
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om instruktører og bestyrelse, for at instruktører og bestyrelse kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Ved indmeldelse i foreningen har du givet tilladelse til, at vi opbevarer ovenforstående personoplysninger.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver oplysninger om instruktører og bestyrelse i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som instruktør eller bestyrelse:
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til to år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
Instruktører og bestyrelse:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til to år efter dit virke er ophørt
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til udlevering af data i et almindeligt anvendt format (dataportabilitet)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du under dataansvarlig længere oppe på siden.
Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, for eksempel Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.